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Última atualização: 24/10/2018

Sumário

1.      O que é o módulo Reuniões?. 1

2.      Como é o fluxo das reuniões no SGPPG?. 2

3.      Sou Coordenador, Vice-Coordenador e,ou Secretário de Programa de Pós-Graduação. Como administro as reuniões de PPG?. 2

3.1.       Como cadastrar uma reunião?. 2

3.2.       Como editar uma reunião?. 6

3.3.       Como excluir uma reunião?. 9

3.4.       Como registrar uma reunião como concluída?. 9

4.      Quais e-mails relacionados com as reuniões são enviados pelo SGPPG?. 10

 

 

1.       O que é o módulo Reuniões?

·         O módulo Reuniões é responsável por registrar as reuniões do Programa de Pós-Graduação.

·         Nesse módulo é possível:

o   Cadastrar reuniões ordinárias, extraordinárias e outras reuniões

o   As reuniões são registradas com data, horário e local

o   É possível registrar os integrantes do PPG (coordenador, vice coordenador, secretários, docentes, discentes, pós-doutorandos) que serão convocados para a reunião. Esses integrantes convocados serão comunicados por e-mail.

o   Registrar os pontos de pauta

o   Registrar a ATA.

2.       Como é o fluxo das reuniões no SGPPG?

 

3.       Sou Coordenador, Vice-Coordenador e,ou Secretário de Programa de Pós-Graduação. Como administro as reuniões de PPG?

 

3.1.    Como cadastrar uma reunião?

a)      Clicar no menu lateral Reuniões >> Nova reunião.

b)      Preencher os campos com as informações relativas à reunião e clicar no botão Salvar. São informações a serem registradas para a reunião:

a.       Tipo de reunião (ordinária, extraordinária, outra reunião)

                                                               i.      Ao selecionar o tipo de reunião serão apresentadas as últimas 3 reuniões registradas, em ordem decrescente de data.

b.      Número de ordem da reunião

c.       Data da reunião

d.      Horário de início da reunião

e.      Local da reunião

f.        Cabeçalho da reunião

g.       Endereço eletrônico da pasta contendo os anexos da reunião (facultativo)

                                                               i.      O SGPPG não permite o arquivamento dos anexos diretamente no Sistema. Deve-se criar uma pasta para arquivamento dos anexos na nuvem (DropBox, OneDrive, Google Drive, por exemplo) e registrar o link para acesso a essa pasta.

h.      Participantes convocados (facultativo)

i.        Pontos de pauta

j.        Status da reunião (Incompleta ou agendada)

                                                               i.      Para reuniões em data futura, a escolha do status Reunião agendada salvará uma mensagem aos participantes (se selecionados), convocando-os para a reunião

c)       Para visualizar a mensagem de convocação para a reunião, clicar no menu lateral Mensagens >> Mensagens enviadas.

a.       As mensagens são enviadas por e-mail aos destinatários, de segunda a sexta, entre 08:00 e 17:00 horas, até duas semanas após a data de salvamento da mensagem.

 

3.2.    Como editar uma reunião?

a)      Clicar no menu lateral Reuniões >> Todas.

b)      Fazer a busca pela reunião.

c)       Clicar no link Editar.

d)      Preencher os campos da reunião com os dados apropriados e clicar no botão Atualizar.

a.       Se o status da reunião for alterado de Incompleta para Agendada tiver pelos menos um participante selecionado e a data da reunião for maior que a data atual, será salva a mensagem de convocação para a reunião.

b.      Se o status da reunião for Agendada e tiver pelo menos um participante selecionado e a data da reunião for maior que a data atual, será salva a mensagem de reunião modificada.

 

3.3.    Como excluir uma reunião?

a)      Clicar no menu lateral Reuniões >> Todas.

b)      Fazer a busca pela reunião.

c)       Clicar no link Excluir.

a.       A exclusão de uma reunião não exclui as mensagens relacionadas a ela.

b.      A exclusão de uma reunião exclui a ata em arquivo .txt.

 

3.4.    Como registrar uma reunião como concluída?

o   Uma reunião estará concluída quando a ATA for salva no SGPPG

o   O registro da ATA estará disponível no dia seguinte à data da reunião

o   A ATA da reunião será salva em arquivo do tipo .txt

o   A ATA poderá ser acessada pelos mecanismos de busca da internet

o   Não inclua trechos sigilosos no registro

o   Deixe o campo em branco para apagar a ata existente

o   Ao apagar a ATA, o status da reunião será modificado para Reunião agendada

o   Ao salvar a ATA, o status da reunião será modificado para Reunião concluída

o   Ao salvar a ATA, os integrantes do PPGPV serão comunicados da disponibilização dela

 

a)      Clicar no menu lateral Reuniões >> Todas.

b)      Fazer a busca pela reunião.

c)       Clicar no link Enviar / Atualizar / Excluir a ATA.

 

4.       Quais e-mails relacionados com as reuniões são enviados pelo SGPPG?

O SGPPG envia os seguintes e-mails automáticos:

E-mail

Código

Frequência

Destinatários

Lembrete de ocorrência de reunião

2

Na data da reunião

07:00

Usuários convocados para a reunião

Reuniões sem registro da ATA

3

1 vez por mês

Primeira segunda-feira do mês

08:00

Coordenação de PPG

 

a)      Lembrete de reunião (e-mail enviado na data da reunião).

 

b)      Lembrete de reunião sem registro da ATA.

 

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